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国有建筑企业财务管理ERP系统应用

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摘要:随着国家市场经济改革的逐步推进,日益激烈的竞争市场不仅给建筑业带来了机遇,更带来了巨大的挑战。面对这种挑战,国有建筑企业只有努力修炼好“内功”,运用ERP信息化技术提升管理,才能在市场化的改革浪潮中乘风破浪,扬帆前行。文章简述了目前建筑企业的现状,提出几点ERP系统建设在建筑企业财务管理的实际应用,希望对建筑行业信息化建设提供些许帮助。
 
关键词:建筑企业;ERP系统;财务管理
 
一、建筑业ERP信息化建设的意义
 
ERP系统是企业资源计划的(EnterpriseResourcePlanning)简称,是指建立在信息技术基础上,集信息技术与先进管理思想于一身,以系统化的管理思想,为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP信息化系统能够集约资源,融合现代化管理理念,有效的加强建筑企业的内部管理,对于改善建筑企业的业务流程、管理模式,提高建筑企业的核心竞争力有极大作用。推进国有企业的现代化改革,是提升国有企业核心竞争力的重要举措,可以从整体上增强国有企业的活力和国有经济的控制力。对于建立社会主义市场经济体制,促进经济持续快速健康发展,保持社会稳定和谐,巩固社会主义制度具有十分重要的意义。国有建筑企业要想在激烈的市场竞争中存活下来并谋求发展,必须紧跟科技进步的潮流,把ERP信息化技术应用到企业管理中,改变国有建筑企业存在的弊端,提升现代化企业管理水平,提升企业核心竞争力,实现国有建筑企业持续健康发展。
 
二、国有建筑企业ERP建设的必要性
 
随着世界科技水平的快速发展和信息技术的不断进步,为建筑企业实现集约化、精细化管理提供了有力的技术支撑。建筑行业因其行业特殊性,存在着工序繁杂、施工人数众多、施工资源分散性、施工周期长,资源耗用多而杂等特点。这些都给建筑企业的精细化管理带来困难,而目前我国建筑行业受传统工作方式和工艺管理的影响较深,信息化程度依然较低,国有建筑企业管理层对信息技术和先进管理模式的重要性还没有深刻的认识,业务管理模式粗放,管理效率低下,运营成本居高不下,企业经营风险较高,严重影响了企业长远健康发展。企业应该运用ERP系统进行现代化管理,通过信息化解决项目管理的空间距离,把每个项目现场管理的相关信息实时反馈到ERP系统里,实现随时随地都能进行工程项目管理的精细化管理模式。
 
三、ERP系统在建筑企业财务管理中的应用
 
1.合同管理
 
在当今,大多数建筑企业依然按照项目归属签订合同,合同种类、数量十分繁多。合同管理涉及到工程施工的全过程,若合同管理仍然依靠手工台账进行管理,必然存在合同缺失、合同履约进度不清、合同多签或少签等各种合同风险。建筑企业采用ERP进行合同管理,实现系统性、动态性的全过程合同管理,规避产生合同纠纷,为工程项目的顺利完成提供合同保障。ERP系统应以各个工程项目为基础,以项目施工主合同为主干,建立起对应项目的材料、机械、分包、劳务、其他材料等合同。完善合同管理制度,规范建筑合同。在合同签订之前,对拟采购的供应商进行合格供应商评审,在ERP系统编制合格供方库,只有进入企业合格供方库的供应商才能与之进行交易。在合同签订过程中,以标化版本合同进行ERP系统合同会签审批,提高合同管理效率,加强合同风险的管控,保证企业的合法权益。以工程项目为单位,依据工程量预算清单编制ERP系统管控的合约规划(预算清单对应的应签订合同内容计划),管控各个项目的合同签订金额和数量,防止项目合同超额超量签订产生潜在的合同诉讼风险。在合同签订后项目施工过程中,通过ERP系统进行各工程项目合同履约管理。以形象进度为依据,及时进行合同履约结算。各个合同按照合同单价及工程预算清单数量的履约结算形成企业的预计项目成本,企业可以及时获知项目部所发生的负债,明确债权债务关系,解决在建项目施工过程中未及时结算而隐藏的合同负债。在收到项目工程款后,按照公司制定的排款计划,从已结算的合同形象进度引用付款计划,进行各履约合同的付款。设定合同风险预警机制,对超额结算或超额付款等异常合同事项主动预警,实现合同签订、合同结算、合同付款计划、合同最终付款全过程的合同管理。
 
2.增值税管理
 
在李克强总理的主导下,国家实行了“营改增”税法改革措施,进一步减轻市场主体税负,建筑企业也从原来计中国乡镇企业营业税为主体变更为增值税为主体。在这税法改革的大背景下,建筑企业的税负率由原固定的3%价内营业税税负率更改为9%的价外增值税税负率,企业的主体税负由相对固定变成按照销项与进项抵减缴纳税金的浮动税负模式。根据国家规定建筑企业可以按照规定条件选择适用一般计税方法和简易计税方法进行项目核算。截止今日,适用简易计税方法核算的项目基本结束,大多为一般计税项目核算。在这情况下建筑企业确认收入时实际需缴交的增值税销项税税率为9%,且建筑企业大大小小的项目非常繁多,若没有采取进项管理或进项税管理措施不到位,发生月度进项税取票率不足或超额取票情况,将导致建筑企业增值税税负率变动过大,严重影响企业的现金流量安全,产生企业税务风险。通过ERP系统建立符合企业经营管理目标的增值税模块管理。增值税的缴纳是以公司为主体,以项目为基础。从工程项目在ERP系统立项开始,在系统里开具项目发票实现销项税项目归属及统计。按照各对应的工程项目进行进项税发票信息录入或批量导入,在系统里实现各项目相应的进项销项匹配,得出每月各项目应缴纳的增值税税额,以此合并形成公司层级的月度增值税应缴纳税额。当整个公司增值税销项过多时,系统发出预警,提醒各项目补充提供进项税发票予以抵扣;当整个公司增值税进项过多时,进行预警提示各项目按公司需要留抵进项税发票。通过ERP系统税务模块的管控,实现增值税的智能化动态管理,保证公司增值税税负率波动维持在行业稳定水平,保证公司的现金流量安全。
 
3.项目成本管理
 
近年来我国建筑行业由于进入门槛普遍较低,市场竞争十分激烈,建筑行业项目毛利率持续下降,因此加强项目成本管理成为建筑企业能否在激烈竞争中存活下来的重中之重。而大多数国有建筑企业的成本管理大多沿用传统方法管理,以项目为单位进行核算,成本归集不够精细,难以体现出作业成本的具体栋号归属及资源消耗情况。通过建立ERP系统进行成本管理,实现在项目开工前做好项目目标成本预算,在项目施工过程中进行成本控制,在项目完工后进行成本的分析、审核以及评价。项目成本的管理主要分为人、材、机的耗用管理,借助ERP系统的集约性功能,对建筑企业的供应链进行有序的管理。运用ERP系统建立项目现场的物资模块管理,以定额领料制度结合ERP物资模块出入库管理项目材料成本的投入以及产出数据采集,从施工部位出发对各材料的领料耗用进行成本归集,按照CBS(成本结构分解)和WBS(施工部位分解)层面进行成本投入的对标分析,实现成本投入的事前计划和资源耗用的事中过程管控及监督。通过ERP系统的建立,建筑企业可以实现管理集中、资源共享的集约化成本管理。将各项目部的现场成本投入信息集成到公司财务管理,提供公司所需要的各种财务信息,从而实现精细化的项目成本管控目标。
 
4.线上审批管理
 
工程项目的数量繁多,导致了相应的合同收付款数量也多。若建筑企业依然采用纸质单据进行付款审批,当出现需付款审批的业务部门或公司领导出外勤的情况下,无法及时进行付款流程会签,造成工程项目款项支付拖延,影响了项目进度的正常进行。为满足日益增长的资金支付审核要求,进一步提高工作效率,降低营运成本,国有建筑企业应根据企业的权限设置,通过ERP系统建立无纸化办公,实现全环节付款线上审批流程。企业各业务部门可通过PC端或者手机端进行线上审批,保证项目付款审批的及时性,提高付款审批效率,为项目的正常进行提供后勤保障。建筑企业除了付款进行ERP系统线上审批流程,各项目管理更要实现ERP系统审批及管控。传统的纸质流程审批时效性不强,经常因某种原因卡在某个经办人或某个部门手上无法及时往下审批,过后无人跟踪且责任也无法分清楚,导致企业办事效率低下,影响了企业的市场竞争力提升。通过使用ERP系统进行项目审批,可以随时随地跟踪流程进度,清楚的了解流程发生什么问题(比如资料短缺、数据错误、签字漏签等),并责成相关责任人尽快处理,分清各自的责任,强化内控以提高工作效率,提升企业竞争力从而提升国有建筑企业价值。
 
5.特级资质要求
 
建筑企业按照国家标准划分了各个等级资质,而国家建设部明确提出了施工总承包企业特级资质信息化的具体要求,包含了招投标、进度管理、成本管理、合同管理、物资管理、质量管理、安全管理、竣工管理、风险管理、设备管理等。信息化作为特级资质必须具备的条件,把施工总承包企业信息化提高到前所未有的高度。ERP系统是信息化集成系统的重要形式之一,国有建筑企业在建立ERP系统进行企业管理的同时,更要朝着施工总承包企业特级资质目标前进。提升建筑企业资质增强企业竞争力,积极开展“走出去”发展战略,开拓市外、省外或国外市场份额,做大做强建筑企业。
 
6.管理决策需要
 
通过ERP系统的实施,在前端各项信息在ERP系统里建立和录入后,形成企业的信息数据库,系统可以按照管理的需要依据项目基础数据计算形成各种各样的管理性报表。包括但不限于应收账款统计表、项目合同统计表、项目合同履约进度表、项目收支台账、印花税统计表、进项税统计表、销项税统计表、材料耗用分析表、合约规划及合同履约情况表、在建项目及人员配置一览表等等。通过ERP系统形成各个管理性报表,可以解决企业注重市场开发而轻内部管理的矛盾问题,帮助企业管理层足不出户了解企业的项目财务信息和经营状况,为企业经营决策提供量化依据。可以说,建筑企业ERP系统建设是企业业财一体化铺垫。
 
结束语
 
随着世界信息时代的深入发展,ERP系统作为一种比较先进的管理工具已经为各大建筑施工企业所采纳。国有建筑企业只有契合社会实际,跟紧科技发展的步伐,将ERP系统运用到企业财务管理当中,提高企业管理效率,管控企业的经营风险,才能在激烈的市场竞争中存活下来,实现国有资产保值增值,保持健康长远发展。
 
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